カスタマーサポートの作業工程を合理化するのに一番簡単で効果的なのは、返信する回答の定型文を作成することです。
これは、複数の顧客から同様の質問が多く、ひとつひとつの回答を担当者が個別に考えて作成している場合には多くの時間を短縮します。

メール定型文の概観

メール定型文の概観

例)

件名:Gmailのメールを受信する設定方法
本文:エージェントの新規作成やパスワードのリマインダーなど、LiveAgent のシステムから送信されるメールを Gmail で受信できないことがあります。この場合は、以下の手順に従って「システムメール」を任意のメールサーバより配信するよう設定変更をお願いいたします。
詳しくはこちらをご覧ください。
https://support.intwk.co.jp/liveagent/687162-Gmail-でシステムからのメールを受信できません

 

メール定型文の登録

メール定型文の登録

メール定型文を利用するにはCtrlキーと i キーを入力するか、”メール定型文”のアイコンをクリックし、使いたい定型文を選びます。

”メール定型文”の設定:

  • 定型文の名前(識別しやすい名前を付けてください。この名前でメール定型文を呼び出すことができます)
  • 件名(件名は、新しいチケットを作成するときにのみ使用されます。既存のチケットに返信するときに使用されません)
  • メッセージの内容(プレーンテキスト、HTML、添付ファイルが利用できます)
  • 定型文の利用範囲(個人で使うか、チームまたは全体で使うかを選べます)

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メール定型文とよく使うフレーズの違いは?

  • よく使うフレーズは短文のみを登録できます
  • メール定型文はメールの件名や添付ファイルが利用できます

 

 

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